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Ventajas de usar Excel en tu negocio

Los negocios que prosperan utilizan las hojas de cálculo de Excel más de lo que nos podríamos imaginar. Es común plasmar en ellas la información financiera y los datos relevantes que garantizan el buen funcionamiento de toda empresa.

Cómo llevar las cuentas de la empresa en plantillas ayuda a administrar eficazmente

 

Con tantas áreas y funciones de una empresa que ahora dependen de Internet, Excel sigue siendo visto como una herramienta vital para la administración y el funcionamiento efectivo de un negocio.

En Cúspide proponemos siempre el uso de Excel para los procesos de recopilación, transformación y análisis de la información.

Por nombrar un ejemplo, las plantillas de facturas de venta en excel son, por lejos, la mejor y más simple solución de facturación para empresas de cualquier tamaño y, en la mayoría de los casos, pueden proporcionar más comodidad que cualquier software avanzado de facturación.

 

¿Para qué sirven las planillas en Excel?

 

En la actualidad existen programas de contabilidad que ofrecen soluciones óptimas a pequeñas o medianas empresas para elaborar resúmenes del flujo de caja.

Pero las plantillas de contabilidad para pequeñas empresas son soluciones asequibles y sencillas para poner a trabajar los datos a nuestro favor y no requieren de mucha inversión. 

Estos programas gratuitos para gestionar tareas en nuestro negocio son ideales para freelancers y pequeñas empresas.

Sin lugar a dudas, en contextos cambiantes y complejos, dejar procesos del negocio librados al azar provocaría más problemas con los que no tenemos tiempo de lidiar.

Por esto, se necesita analizar y manejar el flujo de caja actualizado  para obtener mayor eficiencia a la hora de controlar el dinero que entra y sale del negocio

 

Adicionalmente, esta información podría ser relevante para los departamentos de gestión de ventas, marketing, atención al cliente o recursos humanos.

Microsoft Excel es un potente software para almacenar datos basados en textos. Funciona para crear listas de empleados con sus datos, como así también para gestionar y dar seguimiento a clientes o listas de correo electrónico. 

 

Beneficios de las plantillas en Excel

 

Organización de la información.

 

Las plantillas de Excel permiten a la hora de administrar cualquier empresa, organizar todos los datos en sus casillas que de forma automática nos permiten hacer cálculos y procesos.

Por eso es importante además encontrar quien las personalice según tu circunstancia y tengas contemplado capacitaciones periódicas.

Cabe aclarar que este aspecto está muy relacionado con la gestión eficiente de la seguridad para su empresa.

Puedes acceder a innumerables plantillas de Excel gratis para llevar a cabo funciones relacionadas con diversas áreas en tu pyme o startup. 

 

Crear diagramas y gráficos para el análisis.

 

Otro beneficio marcado por un buen uso de Excel es que puedes crear diagramas y gráficos en tiempo real que te permiten comparar tanto el tema financiero de tu negocio como los datos históricos más relevantes

 

Aunque suene increíble, todavía hoy existen unas empresas que no manejan sus datos en una computadora, ni hablar de celulares, sino solo en papel.

En el caso supuesto de que los propietarios decidieran irse, toda la información corre el riesgo de perderse de manera permanente.

Por eso mencionamos los beneficios de conocer los pasos y requisitos para empezar a manejar la información correctamente

 

Es de suma importancia estudiar la disponibilidad técnica, económica y de talento humano para poder hacer análisis de información rápida y eficaz.

 

Aceleración de procesos y ahorro de tiempo.

 

Para los que tienen dudas de cómo aprovechar al máximo el programa Excel, existen las plantillas gratuitas que nos aceleran los procesos.

No tenemos excusas, el uso de este tipo de plantillas puede llegar a ser algo obligatorio en un mundo empresarial donde cada vez hay menos tiempo para realizar trabajos que podrían automatizarse. 

Si deseas llevar tu negocio a un nivel más alto, tal vez un desarrollo personalizado para pequeñas empresas sea una excelente solución para aumentar tu rentabilidad y reducir tiempos operativos.

Al contratar un software personalizado para empresas, tienes la ventaja de poder adaptarlo a lo que, tanto tú como tus colaboradores conocen. Sus funcionalidades y formas se diseñan para que puedan explotarlas a su favor. 

 

En países del primer mundo, gracias al correcto manejo de datos, las empresas pueden llegar a superar los 100 años de existencia.

 

Considera la tecnología para negocios como una inversión, no como un gasto. Las pequeñas y medianas empresas necesitan, como cualquier tiempo de compañía gigante, una correcta gestión de información para desarrollarse y escalar a largo plazo.  

 

De la misma forma que inviertes en tu salud personal, debes invertir en tu negocio para prosperar. 

 

Caso de ejemplo

 

Un negocio se ha visto afectado negativamente por COVID-19 y con el fin de apoyar a sus clientes, ya que han confiado por años, deciden averiguar si existe riesgo de extender crédito con cada uno de ellos.

Puede solicitarse un simple informe de gastos en reuniones con clientes, o en entretenimiento y comidas, o incluso suministros de oficina comprados por un empleado.

Una estrategia para aumentar el flujo de efectivo de las pequeñas empresas es ofrecer descuentos y promociones a los clientes que pagan a tiempo o por adelantado.

¿Cómo resuelven esto sin haber contado con un software que gestione toda esa información?

A diario vemos como los negocios y comercios tienen que enfrentar este tipo de retos.

Por eso es fundamental aprender a utilizar de forma correcta las diversas herramientas informáticas que tenemos a nuestra disposición para optimizar la gestión de nuestra empresa.

Pensamos que es una manera de perder el tiempo que puedes justificar más fácilmente como «trabajo». A través de Excel puedes elaborar un formato de planilla personalizada y llevar el control del personal con toda la información de cada uno de ellos.

 

Las empresas deben proteger esa información y el personal debe tener cuidado con ella.

Estamos comenzando la gran era de los datos, lo vivimos a diario cuando las más grandes empresas aprovechan volúmenes inmensos de bases de datos para rastrear a sus clientes y competidores. Quien no se pone a la vanguardia, pierde. 

 

Conclusión

 

Podemos aprovechar el gran potencial de lo que llamamos “unas simples plantillas” especialmente porque están diseñadas para simplificar la tarea.

Listando de forma ordenada los ingresos y gastos nunca fue más fácil, y  permitan tener controladas las previsiones del movimiento diario y mensual de salida y entrada de fondos.

 

Usa las plantillas porque estas tienen la capacidad de colaborar, añadir imágenes, archivos, comentarios, etc. Además de tener aplicaciones móviles para Android e iOS. 

 

Excel es el software de hojas de cálculo más utilizado por las grandes empresas.

Tener a disposición sus funciones y plantillas lo hacen el mejor de los programas gratis para gestionar proyectos y negocios que perduren en el tiempo. 

Y si son personalizadas, mejor.

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