No importa el tamaño o el tipo de negocio, todo dueño de un comercio necesita un buen sistema de gestión de inventario de sus productos.
En Cúspide analizamos tres sistemas de gestión de inventario para pequeñas empresas y negocios comerciales que pueden usar para asegurarse de que no corran con destinos inciertos en sus ventas.
¿Qué es la gestión de inventario?
La gestión de inventario se refiere a cómo una empresa administra sus existencias actuales, incluida la forma en que rastrea y administra la cantidad de productos a medida que ingresan, cruzan y salen de la empresa.
Abarca asegurarse de que los niveles y las cantidades correctas de stock estén disponibles en el momento adecuado y en las ubicaciones correctas. También puede involucrar procesos como optimizar los diseños de los almacenes e identificar el inventario redundante.
La administración de inventario es diferente del control de inventario, que se centra más en los procesos involucrados en la compra, envío y almacenamiento de inventario.
El control de inventario también significa rastrear el movimiento para ayudar a identificar los productos de bajo rendimiento para evitar que solicites y almacenes existencias que no necesitas y, de la misma manera, identificar los productos de venta rápida que requieren un reabastecimiento más frecuente para que no se agoten.
3 tipos de sistemas de gestión de inventario.
Aunque identificamos tres tipos principales de sistemas de gestión de inventario aptos para el tamaño de empresas que enfocamos en este artículo, vale aclarar que no se excluyen mutuamente.
Las pequeñas empresas pueden utilizar una combinación de sistemas según el tipo, la operación y el tamaño de la empresa.
Tipo 1: Gestión de inventario periódica.
En lugar de rastrear el inventario a diario, un sistema de inventario periódico rastrea el inventario al final de un período contable. Esto puede ser semanal, mensual, trimestral o anual.
El sistema no requiere software de gestión de inventario. En cambio, todo el inventario se cuenta físicamente a mano y se registra manualmente en los asientos del diario.
Calcular el costo de los bienes vendidos utilizando el sistema de inventario periódico es muy sencillo y se ve así:
CBV = Inventario inicial + Compras de inventario – Inventario final
Los sistemas de inventario periódico suelen ser utilizados por empresas que venden un volumen bajo de artículos y no requieren una imagen muy precisa de sus niveles de inventario. Por ejemplo, una joyería que vende una pequeña cantidad de artículos de alto valor usaría el sistema periódico ya que los niveles de existencias son fáciles de registrar y rastrear.
La ventaja de utilizar un sistema de gestión de inventario periódico es que es muy sencillo de implementar y realizar un seguimiento. Esto lo hace ideal para pequeñas empresas que no mantienen grandes cantidades de inventario.
Sin embargo, puede ser un sistema engorroso para las empresas más grandes que operan con mayores cantidades de existencias debido a una mayor probabilidad de inexactitudes. Es notorio que los sistemas periódicos no tienen un gran historial de poder identificar errores y mermas de inventario derivadas de pérdidas, robos y daños.
Dado que todo se registra a mano, un sistema de gestión de inventario periódico tampoco proporciona niveles de stock e inventario actualizados.
Tipo 2: Gestión de inventario permanente.
Los sistemas de gestión de inventario permanente rastrean el inventario de forma continua. Esto significa que las actualizaciones se realizan automáticamente a los niveles de inventario cuando se compran artículos y se recibe nuevo inventario, y las compras y devoluciones se registran instantáneamente en sus cuentas de inventario.
Para usar el sistema perpetuo, las empresas necesitan usar software, generalmente software de administración de inventario.
Los principales beneficios de utilizar un sistema de gestión de inventario permanente incluyen tener una vista precisa y actualizada de los niveles de inventario que permite a las empresas solicitar las cantidades correctas de existencias sin necesidad de crear entradas de cierre .
Los sistemas de inventario perpetuo suelen ser utilizados por empresas más grandes y aquellas con una gran cantidad de unidades de inventario. Generalmente, todavía se requiere un recuento físico de elementos una vez al año para comparar los niveles de reales con los registrados por el software.
La desventaja de este método es que requiere inversión en tecnología y software para llevarlo a cabo correctamente. Sin embargo, para las empresas con altos niveles de inventario, gastar en un sistema de seguimiento de inventario es una inversión que ayudará a que todo funcione sin problemas y ahorre tiempo en el seguimiento manual.
Tipo 3: Sistema de inventario de códigos de barras.
Los sistemas de inventario de códigos de barras utilizan números para identificar cada producto que se vende. Los números de código de barras pueden representar varios datos diferentes relacionados con el artículo, incluido el proveedor y el fabricante, la ubicación del producto, el peso, la cantidad de cada artículo en stock, etc.
Hay dos tipos principales de códigos de barras:
Código de producto universal (UPC)
El UPC incluye el código de fabricante y un código de producto. Estos códigos se coordinan a través de una organización llamada GS1 (estándar global) y son códigos únicos asociados con artículos específicos.
Unidad de mantenimiento de existencias (SKU)
Los minoristas individuales crean sus propias SKU para utilizarlas en su propio control interno de existencias. Los SKU pueden contener mucha más información que los UPC estándar, incluida la ubicación de la tienda, el departamento, la categoría del artículo, el tamaño y el color.
Los sistemas de inventario de códigos de barras están asociados con recuentos de inventario perpetuos. Cuando cada producto se compra, vende o mueve, su código de barras respectivo se puede escanear en un software de inventario, que luego actualiza automáticamente los niveles y la información del inventario.
El uso e inversión en hardware y software de códigos de barras puede que no se justifique para los negocios que gestionan escasos artículos de inventario. Pero pensar en las empresas con grandes volúmenes de productos, donde la adquisición de un sistema adecuado para la lectura y gestión de códigos de barras ayuda en supremacía a reducir los errores y altos costos cometidos por un sistema manual. Además de capturar los datos de inventario de forma más precisa, rápida y oportuna para cada producto.
Decide qué sistema de gestión de inventario es el adecuado para tu negocio.
El seguimiento correcto del inventario debe ser una prioridad al momento de planificar tu negocio. Como dueño de tu comercio debes asegurarte de elegir el sistema de gestión de artículos más adecuado, de tal forma que ayude en lugar de obstaculizar tanto la tarea de tu equipo como el proceso de compras para tus clientes.
Si manejas grandes cantidades de inventario, no necesitas limitar una tarea tan importante a hacerlo manualmente. El software de administración de inventario en excel está pensado para ayudarte a optimizar y automatizar la gestión de inventario y los procesos de control de productos para que puedas concentrarte en el panorama general de tu empresa.
Del mismo modo, que si vendes un puñado de artículos por mes, o si el inventario físico no es tu principal fuente de negocios, el sistema periódico puede ser una buena opción.
No olvides elegir el tipo correcto de método de cálculo de costos de inventario para complementar la elección del más eficiente y más adecuado sistema de gestión de inventario.
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