Planificar correctamente antes de adquirir un nuevo software para tu negocio de comercialización, puede aumentar las posibilidades de una implementación exitosa.
Cada etapa es escalable según el tamaño del proyecto. Si estás implementando un sistema pequeño de 3 a 10 usuarios, cada fase se completa con un esfuerzo menor que uno para 100 a 500 usuarios.
A continuación, te contamos cómo prepararse y así obtener el máximo beneficio de integrar un sistema de flujo de información:
Pasos para implementar un nuevo software en tu negocio
Paso uno: Tener un claro objetivo comercial.
Tener un objetivo de negocio para su motivo de cambio puede parecer bastante simple, pero con demasiada frecuencia se pasa por alto. Debería ser el primer paso antes de considerar la adquisición de un nuevo sistema.
Puede pasar que como empresa considere que su sistema hoy no les está funcionando para un área específica, pero lo que debe quedar claro es cómo se ha llegado a esa conclusión.
Un consultor calificado o un experto debe participar para descartar el sistema antiguo antes de implementar uno nuevo. Después de todo, el costo y el tiempo necesarios para mejorar lo existente pueden ser mucho menores que implementar uno nuevo.
Un objetivo de negocio debe considerar el retorno de la inversión (ROI) y los recursos internos. También, debe existir un beneficio comercial claro, como por ejemplo, lograr una mejor eficiencia operativa.
Paso dos: Identificar a las partes interesadas
Después de que se haya elaborado un objetivo de negocio convincente, es importante identificar a las personas adecuadas que participarán en el proyecto.
Si bien es prioritario identificarlas, lo más importante es involucrarlas a lo largo del proyecto y durante su implementación.
Los interesados serán los campeones del sistema.
Si se involucran en el proceso, nutren al sistema y propician el camino hacia el éxito.
También es fundamental asegurarse de que una o más de las partes interesadas sea un usuario final del sistema. Este es el verdadero indicador del éxito del software para tu negocio, el de las manos felices en los teclados.
Paso tres: Realizar un análisis de requisitos
Ahora está listo para lo que consideramos el paso más crítico antes de que pueda comenzar la implementación: el análisis de requisitos.
Esta es una fase que a menudo, también se pasa por alto o no se le presta suficiente atención.
La comprensión adecuada de los requisitos del nuevo sistema es fundamental para el éxito de la implementación. Para esto, lo mejor es que sea realizado por un consultor analista de negocios externo a su organización, o por uno o más miembros de su equipo interno.
Hemos visto situaciones en empresas en las cuales han tenido que dedicar un tiempo prolongado (y necesario), así como la atención suficiente a este tercer paso, para monitorear todos los requisitos de funcionalidad críticos del sistema nuevo.
Identificar la funcionalidad prioritaria es muy importante porque se puede invertir mucho tiempo y dinero en cumplir con requisitos que en última instancia no se requieren o que no tienen una necesidad comercial específica.
Paso cuatro: Definir el alcance del diseño
Este paso es en gran medida una extensión de la fase de análisis empresarial, y el proceso es sencillo, si los requisitos son claros y concisos.
Aquí lo mejor es documentarse sobre qué datos relevantes entrega el software una vez puesto en funcionamiento. Se pueden incluir características pensadas para el futuro del negocio o para una próxima fase.
En última instancia se describe claramente lo que se deba entregar de inmediato para la implementación actual. No se debe perder de vista lo que el negocio requiere hoy.
En nuestra empresa, defendemos el enfoque ágil para que los cambios o revisiones del alcance se puedan realizar rápidamente.
Es casi imposible tener un visor perfecto que nunca requiera cambios en algún momento.
Mantener una metodología ágil en juego garantiza que los cambios se puedan abordar de manera fácil y rápida.
Paso cinco: Hacer una transición prolija
Esta etapa de pasaje de datos es ardua y requiere de estar atentos al máximo detalle para evitar las pérdidas de información.
Si bien siempre quedan datos e información contables, de logística, de producción, que irán variando en tiempo real, pero todo esto se puede prever en los pasos anteriores a la migración y anticiparse con la información histórica del negocio.
Por eso, recomendamos designar un responsable de cada área que se encargue de garantizar que los datos se encuentren disponibles cuando se los requiera y que sean capaces de verificar que no se pierdan en el proceso.
Por último: Encontrar los expertos adecuados para la implementación del software de tu negocio.
No podemos poner suficiente énfasis en la importancia de encontrar e invertir en las mentes adecuadas para hacer bien el trabajo de la implementación de sistemas comerciales complejos. Es una tarea que requiere de un alto grado de enfoque y experiencia dependiendo del tipo de negocio.
Es crucial asegurarse de contar con miembros del equipo que hayan tenido experiencia en la implementación de sistemas o software de gestión de información comerciales actuales, simples y eficientes, que apunten a los objetivos que se quieran alcanzar. También deben poseer excelentes habilidades de comunicación y análisis de negocios.
A menudo, si estás adquiriendo un sistema a través de un proveedor de software o un canal asociado, tendrás acceso a consultores y recursos técnicos. Son aliados claves que juegan un papel fundamental al facilitar la implementación sin errores en estos procesos. Sin embargo, también es importante contar con un experto de su lado, alguien que comprenda su negocio y sus objetivos de software.
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